Чиновники Броварської громади виносять на розгляд завтрашньої сесії питання про «Про затвердження Програми впровадження системи електронного документообігу в Броварській міській раді Броварського району Київської області та її виконавчих органах на період 2021 – 2022 роки». Таким чином планують значно прискорити роботу з документами.
Як зазначають чиновники, у виконкомі вже функціонує програмний комплекс АСКОД. Однак система фактично використовується для реєстрації вхідної та вихідної документації, виконує функції обліку та контролю строків виконання деяких категорій документів.
У зв’язку з відсутністю системи електронного документообігу у всіх виконавчих органах ради, документообіг здійснюють у паперовій формі з неодноразовим копіюванням і занесенням сканованого примірника в АСКОД після кожної письмової резолюції. А деякі категорії документів додатково надсилаються електронною поштою.
Поточний стан документообігу істотно погіршує оперативний контроль виконавчої дисципліни, констатують у керівництві ради Броварської ОТГ. Тим паче, наразі, як правило, використовується програмне забезпечення та бази даних, які є несумісними чи мають обмежений функціонал.
Яка вартість проєкту
Як зазначено в паспорті програми, на 2021 рік передбачають обсяг коштів у розмірі 1,4 млн грн. А на 2022 рік – 225 тис. грн. Кошти можуть виділяти з бюджету Броварської громади або з інших джерел.
Водночас, як розповів під час сьогоднішньої погоджувальної ради голова громади Ігор Сапожко, вартість усієї електронної системи може сягнути 20 млн грн. До того ж, на утримання доведеться щороку витрачати ще по 2,5 млн грн. Тож головна можлива перешкода – саме фінансова.
Що заплановано та яких очікують результатів
У межах виконання програми планують придбання програмного комплексу й обладнання, яке дозволить повноцінно функціонувати ПК. До того ж, потрібно буде розробити й індивідуалізувати додаткові модулі, а також навчити посадовців користуватися нововведенням.
Чиновники вказують, що система електронного документообігу надасть можливість:
- оперативно доставляти документи керівникам і надавати їм необхідну інформацію для ухвалення рішень;
- значного підвищити виконавчу дисципліну посадових осіб ради за рахунок своєчасного повідомлення про доручення керівництва й організації надійного контролю за виконанням;
- прискорення внутрішнього документообігу;
- зменшення паперового документообігу;
- значного зменшення часу на здійснення стандартних операцій;
- виявлення слабких місць у роботі документообігу для ухвалення відповідних організаційних заходів з оптимізації;
- значного скорочення витрат часу на пошук необхідних документів;
- аналітичної та статистичної оцінки ефективності;
- забезпечення цілісності та конфіденційності інформації.
Читайте також
