В Україні триває масштабна реформа обліку трудової діяльності, спрямована на переведення паперових трудових книжок в електронний формат. Цей процес не лише спрощує доступ до інформації про трудовий стаж, але й гарантує його збереження для майбутніх пенсійних виплат. Чому оцифрування є важливим і як правильно це зробити, розповідає «Трибуна-Бровари» з посиланням на Закон України №1217 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».
Перехід на електронні трудові книжки: що потрібно знати
Із 10 червня 2021 року в Україні запроваджено електронні трудові книжки, які поступово замінять паперові аналоги. Відповідно до законодавства, до 10 червня 2026 року всі громадяни мають оцифрувати свої трудові книжки. Цей п’ятирічний перехідний період дозволяє поступово перенести дані до електронного Реєстру застрахованих осіб, який адмініструє Пенсійний фонд України. Після завершення цього терміну паперові трудові книжки перестануть бути основним документом для підтвердження трудового стажу.
Оцифрування передбачає сканування всіх сторінок трудової книжки та завантаження додаткових документів, які підтверджують страховий стаж. Це особливо важливо для періодів роботи до 2004 року, коли облік стажу вівся переважно в паперовому форматі. Експерти наголошують: чим раніше ви оцифруєте документи, тим менше ризиків зіткнутися з бюрократичними труднощами в майбутньому.
Чому варто поспішити
Оцифрування трудової книжки має низку переваг:
- захист від втрати чи пошкодження паперового документа;
- спрощення доступу до даних про трудовий стаж;
- швидке оформлення пенсійних виплат;
- можливість підтвердження стажу до 2004 року;
- уникнення помилок у розрахунку пенсії.
Наслідки ігнорування оцифрування
Якщо не оцифрувати трудову книжку до 2026 року, це може ускладнити підтвердження страхового стажу. Неповний облік стажу вплине на розмір майбутньої пенсії та вік виходу на неї. Із 2026 року мінімальні вимоги до страхового стажу для виходу на пенсію становитимуть:
- 33 роки – для виходу на пенсію у 60 років;
- 23 роки – для виходу на пенсію у 63 роки;
- 15 років – для виходу на пенсію у 65 років.
Відсутність оцифрованих даних може призвести до зменшення пенсійних виплат або затримок в оформленні пенсії, що створює додаткові незручності.
Як правильно оцифрувати трудову книжку
Процес оцифрування доступний у двох форматах:
- через роботодавця: передайте паперову трудову книжку до відділу кадрів, де її відсканують і завантажать до системи Пенсійного фонду;
- самостійно: скористайтеся порталом електронних послуг Пенсійного фонду України для завантаження скан-копій.
Покрокова інструкція для самостійного оцифрування
Щоб оцифрувати трудову книжку самостійно, виконайте такі дії:
- відвідайте офіційний сайт Пенсійного фонду України;
- авторизуйтеся за допомогою КЕП, BankID або Дія.Підпис;
- оберіть розділ «Відомості про трудові відносини (трудова книжка)»;
- внесіть відсутні записи у відповідну форму;
- завантажте кольорові скан-копії всіх сторінок трудової книжки у форматі JPG або PDF (розмір файлу – до 1 Мб);
- натисніть «Підписати та відправити».
Після перевірки Пенсійним фондом дані буде внесено до Реєстру застрахованих осіб, а ви отримаєте повідомлення про завершення процесу.
Додаткові документи для підтвердження стажу
Для повного обліку страхового стажу разом із трудовою книжкою варто завантажити:
- дипломи про освіту;
- військовий квиток;
- свідоцтва про народження дітей (для жінок);
- інші документи, які підтверджують періоди роботи чи навчання.
Поширені запитання та відповіді
Оцифрування трудових книжок викликає багато питань у громадян. Ось відповіді на найпоширеніші з них:
- чи потрібно зберігати паперову трудову книжку після оцифрування? Так, адже вона може знадобитися для вирішення спірних ситуацій;
- як виправити помилки у записах? Зверніться до Пенсійного фонду з підтверджуючими документами;
- чи прийматимуть паперові книжки після 2026 року? Роботодавці вестимуть облік лише в електронному форматі, але працівники можуть вимагати збереження паперової версії для власних потреб.
Чому це важливо для кожного
Оцифрування трудової книжки – це не просто формальність, а інвестиція у ваше майбутнє. Електронний формат забезпечує надійне зберігання даних, спрощує доступ до них і мінімізує ризик втрати важливої інформації. Крім того, це дозволяє заздалегідь виявити та виправити помилки у записах, що впливають на пенсійні виплати.
Не відкладайте процес оцифрування на останній момент. Почніть уже сьогодні, щоб забезпечити собі спокій і впевненість у завтрашньому дні. Для отримання детальної інформації відвідайте офіційний портал Пенсійного фонду України або зверніться до найближчого сервісного центру.
ФОТО – На роботу
Читайте також:
